Indicadores de desempenho em serviços de documentação, informação e arquivos: uma experiência

entrada da Sé Catedral, Ponta Delgada, 29 Março 2007
varas dos romeiros que, durante as semanas da Quaresma, percorrem a ilha a pé, rezando junto das igrejas e capelas das localidades por onde passam.

Na comunicação “Indicadores de desempenho em serviços de documentação, informação e arquivos: uma experiência”, apresentada ao 9º Congresso BAD, de autoria de Judite Cavaleiro Paixão, Maria Alexandra Lourenço, Cristina Cardoso, partindo da experiência do Departamento de Arquivo, Documentação e Informação da Direcção Geral do Tribunal de Contas, as autoras apresentaram uma reflexão sobre as questões relacionadas com a aplicação de indicadores de desempenho a serviços de documentação, informação e arquivo, nomeadamente: metodologia de trabalho para a constituição da grelha de indicadores; o equacionar o tipo de indicadores: serviços prestados, prazos, custos e qualidade e desenvolvimento de novos indicadores, como os que reflectem as estratégias de actuação da unidade orgânica; os factores a ter em conta na selecção dos indicadores, como a utilidade para a unidade documental quer para os utilizadores, redução de prazos e custos, relacionamento com os objectivos estratégicos e transversais à instituição, como o sistema de avaliação do desempenho; a divulgação da grelha de indicadores, aos colaboradores, que vai sendo acrescentada em função das estratégias de actuação e dos objectivos de avaliação que a unidade orgânica vai estabelecendo.

As autoras apresentaram os indicadores desta grelha tanto para o arquivo corrente, intermédio, histórico, como para a biblioteca. Para cada objectivo foram apresentados os indicadores respectivos.

Como conclusão, foi referida a importância dos indicadores de desempenho, como ferramenta de auto-diagnóstico, para identificar os pontos fracos e fortes do processo; e ainda foi referido que a partir desta avaliação foram traçadas acções correctivas e acções de melhoria a desenvolver, enquadradas nos Planos de Acção, e igualmente traçados os objectivos a nível de avaliação do desempenho.

Mais uma boa prática para implementarmos nos serviços.

A comunicação pode ser consultada nas actas do 9º Congresso BAD.

Vivam as bibliotecas vivas.