Indicadores de desempenho em serviços de documentação, informação e arquivos: uma experiência

entrada da Sé Catedral, Ponta Delgada, 29 Março 2007
varas dos romeiros que, durante as semanas da Quaresma, percorrem a ilha a pé, rezando junto das igrejas e capelas das localidades por onde passam.

Na comunicação “Indicadores de desempenho em serviços de documentação, informação e arquivos: uma experiência”, apresentada ao 9º Congresso BAD, de autoria de Judite Cavaleiro Paixão, Maria Alexandra Lourenço, Cristina Cardoso, partindo da experiência do Departamento de Arquivo, Documentação e Informação da Direcção Geral do Tribunal de Contas, as autoras apresentaram uma reflexão sobre as questões relacionadas com a aplicação de indicadores de desempenho a serviços de documentação, informação e arquivo, nomeadamente: metodologia de trabalho para a constituição da grelha de indicadores; o equacionar o tipo de indicadores: serviços prestados, prazos, custos e qualidade e desenvolvimento de novos indicadores, como os que reflectem as estratégias de actuação da unidade orgânica; os factores a ter em conta na selecção dos indicadores, como a utilidade para a unidade documental quer para os utilizadores, redução de prazos e custos, relacionamento com os objectivos estratégicos e transversais à instituição, como o sistema de avaliação do desempenho; a divulgação da grelha de indicadores, aos colaboradores, que vai sendo acrescentada em função das estratégias de actuação e dos objectivos de avaliação que a unidade orgânica vai estabelecendo.

As autoras apresentaram os indicadores desta grelha tanto para o arquivo corrente, intermédio, histórico, como para a biblioteca. Para cada objectivo foram apresentados os indicadores respectivos.

Como conclusão, foi referida a importância dos indicadores de desempenho, como ferramenta de auto-diagnóstico, para identificar os pontos fracos e fortes do processo; e ainda foi referido que a partir desta avaliação foram traçadas acções correctivas e acções de melhoria a desenvolver, enquadradas nos Planos de Acção, e igualmente traçados os objectivos a nível de avaliação do desempenho.

Mais uma boa prática para implementarmos nos serviços.

A comunicação pode ser consultada nas actas do 9º Congresso BAD.

Vivam as bibliotecas vivas.

gestão da qualidade: uma experiência de implementação da CAF

sala de leitura de adultos Biblioteca Pública de Ponta Delgada

A primeira comunicação apresentada ao 9ºCongresso BAD que destaco, da sessão de 30 de Março, é “Gestão da Qualidade: uma experiência de Implementação da CAF”, dos autores Celeste Freitas, Pedro Medeiros, Susana Cabral, António Rosa, Isaura Costa, Madalena Costa, Maria da Graça Melo, Marta Craveiro.

A comunicação pretendeu dar um testemunho do percurso da implementação da CAF, na Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta Delgada, no ano de 2006, assim como partilhar a metodologia utilizada, o processo de aprendizagem verificado e os resultados da organização.

Relatam-nos a implementação do processo de auto-avaliação, em quatro fases, o planeamento, apresentação da CAF à organização, o preenchimento da grelha de auto-avaliação e apresentação dos resultados.

Os resultados foram apresentados e partilhados, tantos os pontos fortes e fracos, aqui entendidos como oportunidades de melhoria. A Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta Delgada obteve a classificação da organização de 18 valores (valor máximo da CAF é 45), o que significa que o organismo se encontra na área da Qualidade com fortes potencialidades para ascender ao domínio de excelência organizacional (acima de 34). Apresentaram um plano de acções de melhoria, incluídas no plano de actividades da instituição para 2007.

Os autores concluíram que a implementação da CAF, nesta instituição, foi uma oportunidade que aproximou os colaboradores à Direcção e vice-versa, criou momentos de reflexão e de análise crítica construtiva relativamente aos desafios actuais. O trabalho irá continuar com a monitorização das acções do plano de melhorias, no ano de 2007, pela equipa da Qualidade, sendo o desafio seguinte apresentar uma candidatura a certificado da EFQM.

A comunicação retrata um boa prática que devemos implementar nos nossos serviços de informação.

A comunicação pode ser consultada nas actas do 9º Congresso BAD.

Vivam as bibliotecas vivas.